Geschreven door Tabitha Oosting | 30-10-2019

Gewoon goede content. Dat wil jij, dat willen wij, dat wil iedereen. Maar ‘gewoon’ goede content bestaat niet. Content wordt niet zomaar geschreven. Het is een proces. Heb je je ooit afgevraagd waarom de ene organisatie scoort met hun content, terwijl het bij de andere organisatie nauwelijks van de grond komt? Een goed en duidelijk proces kan het verschil maken. Het zorgt voor overzicht en structuur.

Om overzicht en structuur te krijgen in je content, is het belangrijk dat je weet welke boodschappen je verstuurt (of wil versturen), welke collega’s hierbij betrokken zijn en wie welke taak op zich neemt.

Van communicatie naar taken
Als het helder is welke boodschappen je allemaal wilt verzenden, dan is het belangrijk per boodschap te kijken welke stappen er gezet moeten worden. In de Contentkalender noemen wij die stappen “Taken”. Doe je dat, dan kan je lijstje er bijvoorbeeld zo uitzien:

  • Eerste versie schrijven
  • Tekst controleren
  • Tweede versie schrijven
  • Overleg met als resultaat definitieve derde versie
  • Controleren versie drie
  • Laatste aanpassingen
  • Visuele afwerking (afbeelding, lay-out, etc.)

Van taken naar rollen
Als de stappen om tot je boodschap te komen duidelijk zijn, is het belangrijk om te kijken welke collega welke taak op zich neemt. Maar hoe bepaal je dat eigenlijk? Wat wordt de rolverdeling? Hieronder geven we vier manieren waarop jij de taken kan verdelen.

Heeft iedere werknemer een vast, eigen takenpakket dat duidelijk verschilt van het takenpakket van de andere werknemers? En vind je het belangrijk dat het altijd dezelfde collega is die de opzet schrijft, zodat je in al je berichten dezelfde stijl hebt? Controleert Jan bijvoorbeeld al jaren de teksten, omdat hij Nederlands gestudeerd heeft en enorm kritisch is? Dan is het duidelijk dat Jan het meest geschikt is als eindredacteur. Je verdeelt dan de rollen op basis van verworven rechten: hij of zij heeft een bepaalde expertise verworven door het te doen in de praktijk.

Ben je wel toe aan vernieuwing? En vind je motivatie een belangrijke factor? Dan kan je beter kijken naar individuele geschiktheid. Een werknemer heeft bijvoorbeeld al eens eerder bewezen goed te zijn in een bepaalde taak of je hebt de indruk dat de werknemer in staat is bepaalde kwaliteiten (verder) te ontwikkelen.

Vind je het belangrijk dat iedereen alles kan? En weet je precies welke kwaliteiten iedereen van je team moet bezitten? Dan kan je kiezen om de taken wisselend te verdelen. Bijvoorbeeld als je het idee hebt dat alle collega’s moeten kunnen schrijven, feedback geven en beslissingen nemen. Door collega’s iedere keer te laten wisselen in hun rol, zorg je dat iedereen de juiste kwaliteiten ontwikkelt.

Heb je een wat kleiner team en daarom niet altijd de ruimte om te kiezen? Of zijn je werknemers echte alleskunners? Dan kan je de taken het best verdelen op basis van beschikbaarheid. Je kiest bijvoorbeeld Jan, omdat hij net klaar is met een ander project en daardoor nog ruimte over heeft. Zo houd je het werk voor iedereen behapbaar.

Het maakt uiteindelijk niet uit wie welke rol krijgt, als je er maar duidelijke afspraken over maakt. Daarmee houd je het overzicht.

Hoe rol jij?
Hoe je het werk ook verdeelt in je communicatieplanning, het belangrijkste is dat je het overzicht behoudt. Wij zijn heel benieuwd hoe jij dat doet? Waar loop jij allemaal tegenaan? Laat het me weten. Mail mij: info@decontentkalender.be.

(Dit is een herwerkte versie van de originele blog.)

Headerfoto: Estée Janssens