De Contentkalender invullen: 5 tips voor een succesvolle communicatieplanning.

Geschreven door Luuk Post | 29-3-2019 (bijgewerkt 14-12-2020)

Je hebt een Contentkalenderaccount aangemaakt. Een uitstekende eerste stap naar een overzichtelijke contentplanning. Maar hoe moet je nu verder? Hoe vul je de Contentkalender effectief in? Hoe krijg je andere collega’s (even) enthousiast over de Contentkalender? En hoe maak je de overgang van je vorige communicatieplanning naar de Contentkalender? We helpen je graag met 5 tips.

Tip 1: Begin klein

De Contentkalender voor de eerste keer vullen, kost wat tijd. Maar zodra de basis staat, pluk je de vruchten van dat werk. Hoewel het uiteindelijke doel natuurlijk is om de Contentkalender voor het hele jaar te vullen, is het verstandiger om klein te beginnen. Vul eerst in wat je de vorige maand gedaan hebt en wat er deze maand aankomt. Voeg een aantal collega’s toe en vraag hen om feedback. Zo test je niet alleen of de Contentkalender bij jullie past, maar creëer je ook meteen een werkwijze.

Bevalt het om met de Contentkalender te werken? Dan kan je meer collega’s toevoegen. Plan een wekelijks overleg in en deel daar de communicaties die eraan zitten te komen. Jij en je collega's hebben plots overzicht over alles wat er te doen is. En dat zowel op week-, maand- als jaarniveau.

Tip 2: Organiseer zelf een workshop Contentkalender

Voordat je communicaties plant, is het verstandig een aantal strategische keuzes te maken. Heb je al een heldere contentstrategie? Dan zijn deze keuzes al een keer gemaakt. Toch is het verstandig om na te gaan of de gekozen strategie nog steeds van toepassing is. De Contentkalender biedt namelijk meer dan alleen een overzicht in je communicatieplanning: het is een vertaling van je strategie. Zo geef je voor iedere communicatie aan voor welke doelgroep die is bedoeld, via welk mediakanaal die verspreid wordt en welke contentformaat daarbij past.

Heb je nog geen duidelijke strategie? Helemaal niet erg. Organiseer een workshop waarin je al een aantal keuzes samen met je collega’s maakt. Zo’n workshop heeft twee voordelen:

  • Je praat met je collega's over je mediakanalen, contentformaten, (sub)doelgroepen en doelstellingen. Die keuzes zorgen voor een gedeelde focus en beargumenteerde keuzes.
  • Je brengt meteen de Contentkalender als nieuwe werkwijze onder de aandacht. Zo krijg je alvast alle neuzen dezelfde kant op.

Tip 3: Stel realistische doelen

Het gaat om een nieuwe werkwijze. En idealiter helpt die werkwijze meteen de problemen waar je tegenaan loopt. Maar hou er rekening mee dat het even kan duren voor alles op punt staat. Stel daarom realistische doelen voor de Contentkalender en groei stap per stap in je communicatieplanning. Zo houd je je collega’s en jezelf gemotiveerd om met de Contentkalender te blijven werken.

Tip 4: Wijs één verantwoordelijke aan

Overzicht creëren over je contentplanning, daar is de Contentkalender voor gemaakt. In de praktijk is het echter niet altijd even makkelijk om ervoor te zorgen dat al je collega’s de kalender structureel invullen en bijhouden Dat is ook niet gek, een nieuwe routine is immers niet een-twee-drie aangeleerd. Wijs daarom één hoofdverantwoordelijke aan. Die persoon bewaakt de deadlines en zorgt ervoor dat de kalender gevuld is. Als de werkwijze eenmaal geaccepteerd is, kan je toewerken naar een meer gedeelde verantwoordelijkheid.

Tip 5: Werk met vaste overlegmomenten

Vaste overlegmomenten inplannen, helpt je om je contentplanning te centraliseren. Het creëert betrokkenheid en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is. Plan vaste overlegmomenten in om dat te faciliteren. Bijvoorbeeld door iedere maandag een stand-up te doen. Met de Contentkalender op een groot scherm geeft iedereen aan wat de status is van zijn of haar geplande activiteiten. Wat gaat er goed? Wat gaat minder goed? Plan daarnaast iedere maand een langere meeting om de maand te evalueren en de planning voor de aankomende maand door te spreken. Zo blijft iedereen scherp en blijft je communicatieplanning up-to-date.

Last but not least: de aanhouder wint

De manier waarop je de Contentkalender invult, is bij iedere organisatie anders. Dat hangt nu eenmaal af van verschillende factoren, zoals de bedrijfscultuur en de problemen waar je tegenaan loopt. Wil je samenwerken met je hele afdeling? Of wil je zelfs meerdere afdelingen laten samenwerken? Denk dus goed na over welke tips je opvolgt en welke tips bij jou en jouw situatie passen. Maar het allerbelangrijkste: houd vol en neem de tijd. Een nieuwe tool en daarmee een nieuwe werkwijze succesvol introduceren heeft tijd nodig. Maar zodra het onderdeel is van de dagelijkse routine, wil je niet meer anders.

Wil je meteen aan de slag? Begin meteen met de unieke werkwijze.

Wil je meer tips over hoe je de Contentkalender succesvol toepast in je organisatie? Of heb je hulp nodig bij het opstarten van jouw communicatieplanning? Neem contact op. Mail ons: info@decontentkalender.be.

Bron headerfoto: Google