Geschreven door Luuk Post | 15-11-2019

Je communicatieplanning staat, iedereen doet mee en weet precies wat hij of zij moet doen. Maar dan komt er iets tussen. Je moet inspelen op de actualiteit of die nieuwsbrief moet toch pas een dag later verstuurd worden. En plots is je hele planning in de war. Hoe zorg je ervoor dat niet alleen je planning up-to-date blijft, maar ook je hele team mee blijft doen aan je planning? Door een vast moment voor contentoverleg in te plannen.

Het contentoverleg
Nu hoor ik je denken: nog een overleg? Ja, dat klopt. Maar wel een heel efficiënt overleg. Het enige wat je in dit overleg namelijk hoeft te bespreken, is de communicatieplanning. Hoever sta je en hoe gaat het met al je projecten? Het is de manier om elkaar up-to-date te houden. Daarnaast is het contentoverleg het moment om nieuwe projecten te starten of oude te evalueren. Maar ook om aan te geven waar je precies tegenaan loopt en waar je hulp bij kunt gebruiken. Je gebruikt het contentoverleg dus om steeds je planning te updaten, zodat die altijd actueel is.

Maar hoe doe je dat dan, zo’n contentoverleg? Net als bij ieder ander overleg is het handig om een vast moment te kiezen. Wij hebben ons contentoverleg altijd op maandag staan. Dan begint namelijk iedereen fris aan de week. Woensdag kan natuurlijk ook. Dat ligt helemaal aan je eigen voorkeur. Maar wat bespreek je tijdens het contentoverleg? En ook heel belangrijk: wat bespreek je niet?

Wat bespreek je wel?
Vorige week, deze week en volgende week zijn het belangrijkst om te bespreken tijdens je contentoverleg:

  • De afgelopen week: welke communicaties zijn er gelukt? Welke zijn er niet gelukt? Wat zijn daar de leerpunten van geweest? En wat zijn de effecten op deze week? Ga je niet geplaatste berichten verplaatsen of zijn ze bij nader inzien toch niet zo relevant? Hoe komt het dat het bericht niet geplaatst is? Betekent het dat je deze week met de planning moet schuiven?
  • Deze week: wat gaat er deze week gebeuren? En welke leerpunten neem je hierin mee van vorige week? Hoe zijn de taken verdeeld? Moet er iets veranderd worden in de huidige planning? Welke taken komen eraan en zijn die haalbaar? Let op: ga niet te diep in detail. Het belangrijkste is dat de planning blijft kloppen. Werk vanuit oplossingen en pas je planning aan.
  • Volgende week: je hebt net je planning gewijzigd voor deze week, maar wat komt daarna? Juist. Volgende week. Het is ook belangrijk de planning van de komende week even te bekijken. Want misschien zijn daar ook al dingen die deze week af moeten. En de wijzigingen van deze week hebben nu eenmaal hun weerslag op volgende week.

Wat bespreek je niet?
Minstens even belangrijk. Om overleggen niet te lang te laten duren, noemen we ook enkele valkuilen:

  • Te veel in detail treden: het belangrijkste is dat je planning staat, dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
  • Content bespreken tijdens dit overleg: natuurlijk heb jij ook een mening over de content die geschreven gaat worden, maar je moet je afvragen of het relevant is voor iedereen aan de tafel. Is het wel relevant? Bespreek het. Is het dat waarschijnlijk niet? Bespreek het dan persoonlijk met je collega.
  • Vragen waarom je collega iets niet gedaan heeft. Ja, toegegeven. Het is relevante informatie. Maar vraag: ‘wat is de reden dat het niet gebeurd is?’ Dat levert veel relevantere informatie op en betrekt de vraag op het proces, niet op de persoon.
  • Meer dan een maand vooruit kijken. Natuurlijk is het doel van de planning om te weten wat eraan komt. Maar om je contentoverleg gestructureerd te houden is het verstandig om dat niet te vaak te doen. Daar kan je weer andere overleggen voor inplannen.

Natuurlijk moet het content overleg passen bij jouw werkzaamheden. Daarom zijn we heel erg benieuwd wat jij hiervan vindt. Ben je het niet eens met onze tips? We horen graag hoe jij je contentoverleg structureert. Laat het ons weten. Mail ons: info@decontentkalender.be.

(Dit is een herwerkte versie van de originele blog.)

Headerfoto door: Nik MacMillan