Geschreven door Tabitha Oosting | 22-11-2019

In de vorige blog hebben we je kennis laten maken met contentoverleg. Nu je een eerste kennismaking hebt gehad, geven we je in deze blog 6 tips om structuur aan te brengen in je contentoverleg.

1. Plan een vast moment
Plan een vast moment voor je contentoverleg. Door het overleg elke week op dezelfde dag en tijd te houden, creëer je rust en regelmaat. En je communicatie(planning) blijft op die manier actueel.

2. Houd het kort
Weer een vergadering? Ik hoor het je denken. Maar het hoeft niet zo lang te duren. Door met regelmaat te overleggen, kun je het overleg beperken tot een korte bespreking van vorige week, deze week en volgende week. Je hoeft geen maand terug of vooruit te kijken. Dertig minuten tot maximaal een uur is voor de meeste organisaties voldoende tijd om alles te bespreken.

3. Maak het concreet
Verbind taken aan je overleg. Loopt je collega vast met communicaties voor de website? Het contentoverleg is hét moment om dat aan te kaarten, zodat je samen naar een oplossing kunt zoeken. Waardoor komt je collega er niet uit? En wie of wat heeft hij nodig om er wel uit te komen? Zou een apart overleg met een inhoudsdeskundige helpen? Of zijn er nog meer collega’s bij deze communicatie betrokken? Het daadwerkelijke probleem hoeft in dit overleg niet opgelost te worden, maar er moet wel een eerstvolgende taak bedacht zijn. Dan kan je namelijk verder.

4. Zorg dat iedereen toegang heeft tot je communicatieplanning
Om iedereen te betrekken bij de communicatieplanning, is het handig om iedereen inzage te geven. Door iedereen een inlog geven of door bijvoorbeeld je communicatieplanning op een groot scherm te tonen. Dat zorgt ervoor dat iedereen betrokken is bij de gehele communicatieplanning.

5. Pak je communicatieplanning erbij
Het is belangrijk om je communicatieplanning te gebruiken tijdens het overleg. Je communicatieplanning staat letterlijk centraal tijdens de vergadering. Bovendien kunnen je collega’s op deze manier gemakkelijk gewend raken aan en vertrouwd worden met jullie communicatieplanning. Werk je met de Contentkalender? Vraag dan bijvoorbeeld eens of Renée het nieuwe project wil toevoegen en of Jan het geplaatste bericht van vorige week wil afvinken. En zou Katrien het mediakanaal Twitter kunnen toevoegen?

6. Maak duidelijke afspraken
Het is belangrijk duidelijke afspraken te maken. Niet alleen voor je communicatieplanning, maar ook om je contentoverleg te structureren. Mag iedereen bijvoorbeeld zomaar een project bedenken en opzetten? En mag iedereen zomaar de boodschap bepalen? Of het kanaal waar die boodschap op geplaatst wordt? Hetzelfde geldt voor het aangeven dat een bepaald bericht klaar is. Wie mag dat aangeven? En wanneer is iets af: als de boodschap bepaald is of als het bericht online staat? Het één is niet beter dan het ander. Het is alleen wel belangrijk dat hier afspraken over bestaan. Als je die afspraken hebt staan, kun je tijdens het overleg controleren of iedereen nog tevreden is met de gemaakte afspraken.

Dus nodig alle collega’s van de marketing- en communicatieafdeling uit voor een bijeenkomst. Welke dag? Dat maakt niet uit. Veel organisaties beginnen hun week op maandag met een contentoverleg. Maar als het voor jouw organisatie beter op woensdag past, omdat het halve team maandag vrij is, maandag nog twee overleggen gepland heeft staan of om welke reden dan ook… Waarom niet op woensdag?

Hulp nodig?
Heb jij al een contentoverleg? Wat doe jij om jullie contentoverleg te structureren? Heb je aanvullingen die je graag met ons – en anderen – wilt delen? Dat kan door in je Contentkalender in de rechterbovenhoek op je initialen te klikken en naar ‘feedback’ te gaan. Of mail ons: info@decontentkalender.be.

(Dit is een herwerkte versie van de originele blog.)

Headerfoto door: Marten Bjork