Geschreven door Kevin Jelu | 15-05-2020

“Hallo? Hallo? Hoor je me?” Weer een vakje dat je kunt afvinken voor de thuiswerkbingo. We herkennen het allemaal. Een collega die niet kan inloggen, een collega wiens kinderen spontaan tikkertje spelen tijdens het overleg, een echo omdat iemand geen externe microfoon heeft. Allemaal ruis op de lijn. Ruis die je niet hebt op kantoor. Hierdoor wordt het kleinste contact een enorme opgave. En voor je het weet, vermindert de onderlinge communicatie. Die vermindering zorgt voor onduidelijkheid, ook in je contentplanning.

Als je zonder al te veel ruis met elkaar wilt gaan overleggen, is het belangrijk om een overlegvorm te kiezen met duidelijke rollen. Als iedereen zijn rol goed invult, loopt een overleg al heel wat vlotter. Als deelnemer van het gesprek kies je een rol. Die stem je af met anderen, waardoor hun rol ook meteen duidelijk is:

  • Gespreks- en inhoudsleider: in deze rol neem je de leiding over het gesprek en beslis jij de richting ervan. Andere deelnemers zijn muted en kunnen vragen stellen op vooraf bepaalde momenten.
  • Gespreks-, maar niet inhoudsleider: je neemt de leiding en geeft het woord aan de inhoudsleiders (mogelijk ben jij dat ook). De inhoudsleiders spreken op hun beurt en delen hun deel van de puzzel.
  • Gesprekspartners: voor een korte check of een vraag, kies je geen complexe overlegvorm. Als gesprekspartners bel of videochat je elkaar en voer je een normaal gesprek om tot de gewenste antwoorden te komen.

Naast goedgekozen rollen, kan een overleg versterkt worden door een visuele ondersteuning. Door je scherm te delen, kan je je collega’s visueel meenemen in je verhaal. Zo blijven ze bij de zaak en kunnen ze een aandachtsverlies meteen weer goedmaken. Heel handig. Toch zijn er herkenbare problemen: een familiefoto op het strand als achtergrond, minutenlang wachten op ladende webpagina’s, een weinig inspirerende PowerPoint. Goed nadenken over je visuele ondersteuning en die vooraf klaarzetten, perfectioneren je overleg. Soepel voor jou. Helder voor je collega’s.

Voor een contentoverleg, is de Contentkalender de ideale visuele ondersteuning. Het is jouw houvast om gestructureerd te praten over alle communicaties en taken die op de planning staan. En al je collega’s zien meteen op hun scherm waar je het over hebt. Bovendien past het bij de verschillende rollen die je kunt aannemen. Ofwel zet jij de planning uiteen aan de hand van de Contentkalender en stellen je collega’s vragen. Ofwel doen de inhoudsleiders dat om de beurt. Door de Contentkalender te tonen, heeft iedereen overzicht in de contentplanning. En loopt alles weer net wat makkelijker.

Met behulp van heldere rollen, gestructureerde overleggen en de juiste (visuele) ondersteuning, verminder je de ruis. Je twijfelt niet meer om je collega’s te contacteren. Je denkt hardop na over werk. En je houdt samen overzicht over de contentplanning. Meer nog. Je bent, ondanks de afstand, weer aan het samenwerken.

Headerfoto door: Pexels via Pixabay

Conference call bingo door: methodshop.com met licensie via Flickr (zonder aanpassingen)