Geschreven door Franka Smet | 12-09-2022

Hoe deel jij je boekenkast in? Op auteur of op genre? Op kleur of op formaat? De keuzes die je maakt voor je boekenkast zijn vergelijkbaar met de keuzes in de Contentkalender. Ook bij de indeling van projecten.

Ik hoor vaak van beginnende gebruikers dat een planning op projectbasis een omschakeling is. Beginnen met plannen in de Contentkalender kan even wennen zijn. Want wat zijn die projecten precies? Laten we daar mee beginnen.

Wat is een project?

Projecten categoriseren je communicatie-uitingen. Maak bijvoorbeeld een onderscheid tussen verschillende thema’s, campagnes of kernwaarden. Zo houd je je kalender overzichtelijk. Aan elk project wijs je een kleur toe en dat zie je direct terug in de kalender.

Wat je categorieën of projecten precies zijn mag je helemaal zelf bepalen. Die vrijheid is fijn, maar maakt het misschien ook extra ingewikkeld.

De boekenkast

Vorige maand was ik op een housewarming van een vriendin. Vol trots liet ze ons haar op kleur gesorteerde boekenkast zien. Dit bracht een interessante vraag naar boven bij het gezelschap. Waarom sorteer je je boeken op kleur, en niet op titel? Of op auteur, dan staan alle series bij elkaar. Of op genre, zodat je een boek kan uitkiezen op basis van je humeur.

Maar de keuze voor kleur was simpel: boeken die ik al heb gelezen hoef ik niet nog eens te vinden. De kleurvolgorde geeft mij rust. En dat was dat. Want wie zijn wij om te zeggen of haar indeling goed of fout is?

De boekenkast van de Contentkalender

Dit deed me denken aan de indeling van projecten in de Contentkalender. Wij krijgen vaak de vraag wat de beste indeling is. Maar eigenlijk is die er niet. Je creëert een overzicht dat voor jou werkt. En voor elke organisatie zal de wens anders zijn.

Hoe definieer je een project?

Heb je nog geen communicatiethema’s of werk je niet met campagnes? Deze drie stappen helpen je op weg:

  • Stap 1 | Terugblikken
  • Stap 2 | Categoriseren
  • Stap 3 | Plannen

Terugblikken

Noteer van alle berichten van de afgelopen vier weken de datum en het onderwerp of thema. Het handigst is om hier een tabel voor te maken.

Tergubliktabel

Voorbeeld terugbliktabel

Categoriseren

Je hebt een overzicht van je communicaties en de onderwerpen van je communicaties. Stel jezelf nu de volgende vragen:

  • Zie je terugkerende onderwerpen? Markeer alle berichten die binnen 1 onderwerp vallen met dezelfde kleur.
  • Mis je onderwerpen?
  • Waarover communiceer je het meest?

Het antwoord op deze vragen helpt je om overkoepelende thema’s te ontdekken. Communiceer je veel over een bepaald onderwerp? Maak dan voor dat onderwerp een project aan.

Zijn er onderwerpen waar je nog niet over communiceert maar waar je je wel op wilt focussen? Ook die onderwerpen kunnen een project zijn. Door de kleuren in de kalender zie je eenvoudig terug over welke projecten je veel of weinig communiceert. Zo word je eraan herinnert om projecten minder of vaker in te zetten.

Plannen

Je hebt nu een overzicht van je overkoepelende onderwerpen. Kijk of je de communicaties voor komende maand ook in deze onderwerpen kan indelen. Lukt dat? Dan heb je bij deze je projecten gevonden.

Tip: maak ook een project ‘overig’ aan voor communicaties die niet binnen een bestaand project passen. Zo kom je er na een tijdje achter of je projecten mist.

Begin met inrichten

Met deze handvatten kan je aan de slag met projecten in de Contentkalender. Begin met inrichten en voeg je projecten toe. Meer informatie over projecten, hoe je ze toevoegt of weer verwijdert vind je in onze kennisbank.