Geschreven door Franka Smet | 02-03-22

De Contentkalender geeft je niet alleen overzicht, maar ook inzicht in je communicatie-uitingen. Bij de lijstweergave vind je de optie om een Excelbestand te exporteren van je communicatie-uitingen. Kevin Jelu, communicatiemedewerker bij de gemeente Rotselaar, rapporteert ook via de lijstweergave, op een hele visuele manier. Hij legde ons uit hoe hij inzicht krijgt in:

  • De maandelijkse werkdruk
  • De verdeling van kanalen
  • Gemiddeld aantal communicatie-kaartjes per dag

In vier stappen krijgt de gemeenste Rotselaar het inzicht waar ze naar opzoek waren. Wij probeerden de stappen van Kevin uit, en nemen je mee in het proces. Zo kan jij ook aan de slag met rapporteren in de Contentkalender.

Stap 1 | Totaaloverzicht van alle communicaties

Wil je weten waar je afgelopen maand, kwartaal of jaar over hebt gecommuniceerd? Dit kan je terugzien in de lijstweergave. Vergeet niet in het filter de juiste data te selecteren.

Wij waren benieuwd naar alle communicaties van afgelopen jaar. Maar we willen niet alle projecten meenemen. In ons project ‘Personeelsplanning’ geven we aan wanneer één van onze collega’s een vrije dag heeft. Door het oogje te gebruiken, filteren we dit project uit de rapportage.

Na het instellen van de filters, zagen we dat we in totaal 297 communicaties hebben aangemaakt in 2021. Dat is gemiddeld net iets meer dan één communicatie per werkdag.

Om inzicht te krijgen in de werkdruk per maand, hebben we de filter ook per maand toegepast. Vervolgens hebben we de cijfers gebruikt om grafieken te maken in Excel. We zien dat de werkdruk ongeveer gelijk verdeeld is, maar dat maart 2021 onze drukste maand is geweest.

Stap 2 | Inzicht in je kanalen

Wij wilden graag weten op welk kanaal we het meest communiceren. Daarom filterden we op mediakanalen. Kevin legt uit dat als je alle kanalen wegfiltert, je de oogjes één voor één aan kan zetten om inzicht te krijgen in de kanalen die je het meest gebruikt. In onderstaande animatie zie je hoe je dit doet.

Wij hebben bijvoorbeeld 37 keer via e-mail gecommuniceerd. Dit proces hebben we voor elk kanaal herhaald. Aan de hand van deze informatie maakten we deze overzichtelijke cirkeldiagram in Excel. Zo zien we welke kanalen we het meest gebruiken en welke kanalen meer aandacht verdienen. Aan de hand van deze informatie passen we onze strategie aan, en formuleren we nieuwe doelen.

Stap 3| Inzicht in je doelgroep

Alle onderdelen van stap 2 hebben we herhaald voor onze doelgroepen.

Hierdoor leer je precies naar wie je het meest en het minst communiceert. Zo kom je er misschien achter dat één van je doelgroepen vaker wordt vergeten of juist wordt overspoeld met berichten.

Denk eens na over je content, hoe kan je deze aanpassen zodat het meer doelgroepen bereikt? Of juist maar één specifieke doelgroep. Dat hangt af van de informatie die je uit deze rapportage haalt.

Stap 4| Inzicht in je projecten

En dan als laatst de projecten. Onze projecten zijn ingedeeld op de onderwerpen waarover wij communiceren. Door een cirkeldiagram van de projecten te maken, weten wij welke onderwerpen het meest centraal staan in onze communicatie-uitingen. Het belangrijkste van dit inzicht is dat we weten of we onze communicatiedoelstellingen halen.

Waarom rapporteren?

Allemaal leuk en aardig deze informatie, maar wat heb je er eigenlijk aan? Zoals ik al vertelde kwamen wij erachter dat we onze communicaties beter kunnen verspreiden over onze mediakanalen. Met dit inzicht houden we onze communicatiestrategie up-to-date.

Kevin gebruikt deze kwantitatieve analyse als basis voor een kwalitatieve analyse. Zijn vervolgstap is om te kijken naar de volgers per kanaal, het sentiment van de berichten en het bereik van de berichten.

Door deze rapportages te maken kwam hij erachter dat hij heel veel zicht heeft op de kanalen, maar niet op de inhoud waarover de gemeente communiceert. Kevin had veel materiaal over communicatie-uitingen, maar weinig zicht op waar ze echt over gingen. Daarvoor heeft hij nieuwe labels aangemaakt. Volgend jaar kan hij dan filteren op labels en de onderwerpen vergelijken.

Zelf aan de slag

Nu is het jouw beurt. Log in in de Contentkalender en kijk eens rond in de lijstweergave.