Geschreven door Celine van der Burg | 08-04-2020

Planning

Heb je een communicatieplanning gemaakt in Excel? Daar heb je de nodige energie in gestoken. Je hebt een mooi, opgeruimd bestand waar je communicatieplanning helder in beschreven staat. Tuurlijk, het kostte wat tijd om het overzicht te maken, maar het resultaat mag er zijn. Je mailt de planning naar je team. Blijkbaar zijn toch er enkele aanpassingen nodig. De ene na de andere collega stuurt jou zijn of haar ‘versie 2’ toe. Het originele bestand klopt niet meer, het overzicht is kwijt en de aanpassingen botsen soms nog eens. Daar gaat je mooie document, en het project moet nog beginnen.

De volgende keer besluit je, om die situatie te voorkomen, het bestand niet meer rond te mailen. Jouw planning komt in een gedeeld mapje te staan. Toch jammer wanneer je de foutmelding ‘open bestand als alleen-lezen’ krijgt, omdat een collega even van zijn werkplek is zonder het document af te sluiten.

Al die ergernissen zijn verleden tijd met de Contentkalender. In de voorbereidende fase van je project helpt deze tool je bij het maken van een overzichtelijke contentplanning waar iedereen tegelijkertijd in kan werken. In één oogopslag heb je een duidelijk overzicht van de planning. In de Contentkalender bepaal je eenvoudig de taken en verantwoordelijkheden binnen je team. Je ziet meteen welke content op de planning staat, bij welke campagne ze hoort en waar de content geplaatst wordt. Die werkwijze maakt jouw organisatie efficiënter, zorgt dat je verder vooruit kunt werken en sneller knelpunten signaleert.

Uitvoering

De planning is bekend, het project is van start. Tijd voor de uitvoering van de contentplanning. Het team is betrokken en weet wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Om elkaar up-to-date te houden, plan je een wekelijks overleg.

In dit wekelijks overleg, kijk je terug én vooruit. Met de Contentkalender filter je eenvoudig op taken, zodat iedereen aan bod komt. Zo heb je een duidelijk beeld van de stand van zaken van de afgelopen en aankomende week. Zorg ervoor dat je overleg niet te lang is en een vaste structuur heeft, zodat iedereen z’n aandacht erbij kan houden en weet waar hij aan toe is.

Evaluatie

Is je campagne afgerond? Tijd voor de evaluatie. Onze ervaring is dat organisaties die Excel gebruiken als contentplanner niet structureel evalueren. In het beste geval worden er een verslag opgesteld met tips en tops. Dat bestand wordt bij een volgende campagne niet altijd opnieuw bekeken. Terwijl een evaluatie ontzettend belangrijk is om je contentplanning te verbeteren.

Het voordeel van de Contentkalender is dat je bij een nieuw project gemakkelijk kunt terugkijken naar de vorige ervaringen. In een paar clicks zie je oude projecten in en kun je oude campagnes kopiëren. Dat scheelt een boel tijd!

Tips voor extra tijd

De kans is groot dat jullie extra tijd over hebben met deze nieuwe werkwijze. Nog geen idee wat je kunt doen in die tijd? Denk eens aan de optimalisatie van je content of verdiep je in nieuwe contentvormen.

Benieuwd naar wat de Contentkalender voor jouw organisatie kan betekenen? Maak dan vandaag nog een account aan!

(Dit is een herwerkte versie van de originele blog.)

Headerfoto door: James Lee via Unsplash