Hoe zet ik taken en workflows in? - Stap 4

Je hebt je Contentkalender gepersonaliseerd, je projecten erin gezet en communicaties aangemaakt. En nu? Nu helpen we je om alle stappen die nodig zijn om je content te creëren vast te leggen. Door middel van taken en workflows behoud jij grip op je werkproces. In stap vier van de Contentkalender Academy, legt Bente je uit hoe je taken toevoegt en standaard takenlijstjes aanmaakt.

Transcript video 4:

Welkom bij de Contentkalender Academy.

De Contentkalender is de ideale projectmanagement-tool

voor je marketing- en communicatieteam

Met steeds meer content, kanalen en betrokkenen,

geeft de Contentkalender je het nodige overzicht.

In de Contentkalender Academy leggen we je stap voor stap uit

hoe je de Contentkalender optimaal inzet en inricht voor jouw communicatieplanning.

In de vorige video legde ik je uit hoe je communicaties toevoegt.

In deze video vertel ik je hoe je jouw werkproces in de Contentkalender zet

door taken aan communicaties te koppelen en

workflows aan te maken.

Een taak is een stapje die nodig is om een communicatie

te kunnen publiceren.

Taken vormen op die manier eigenlijk het 'to do'-lijstje van je communicatie.

Denk bijvoorbeeld aan beeld zoeken voor een blog.

Of ondertiteling toevoegen voor een video.

Je voegt een taak toe aan je communicatie, door op de communicatie te klikken

En dan op het plusje achter taken te klikken.

Vervolgens geef je de taak een titel.

Ook stel je een deadline en wijs je een verantwoordelijke toe.

Als je wil kan je hier ook de tijdsduur in uren en de kosten aangeven.

Het is ook mogelijk om een beschrijving van de taak toe te voegen

Klik vervolgens op toevoegen.

Je ziet de taak nu verschijnen in het takenlijstje in de communicatie.

En in het takenlijstje boven de kalender.

Als je een taak toewijst aan een collega

dan krijgt hij daar ook een melding van in het dag- en weekoverzicht via de mail.

Maar wat als dit lijstje van taken voor bepaalde communicaties altijd hetzelfde is?

Bijvoorbeeld als je een blog schrijft.

Dan maak je een lijstje aan waar je al deze taken inzet.

Een standaard takenlijstje.

Zo'n lijstje met vaste taken noemen wij een workflow.

Ik leg je graag uit hoe deze werken en hoe je ze aanmaakt.

Een workflow maak je éénmalig zelf aan en daarna kan je deze workflow met één klik toevoegen aan je communicatie.

Dat scheelt een hoop werk.

Je voegt een workflow toe via je initialen rechtsboven.

Klik op workflow. En klik op 'toevoegen'.

De workflow geef je een titel en daarna vul je de workflow met de taken die je wil.

Hoewel dit bijna hetzelfde is als het toevoegen van een taak.

Zijn er toch een paar dingen verschillend.

Bij de taken in de workflow geef je geen deadline op.

Je geeft het aantal dagen voor de publicatiedatum op.

Let op dat je hier dus een positief getal inzet.

Je kiest ook een verantwoordelijke.

Dat kan een collega zijn.

Maar ook een rol.

Je kiest voor een rol als je pas kiest wie die rol vervult op het moment dat je de communicatie aanmaakt.

Als laatste kan je, als je wil, ook hier weer een beschrijving toevoegen en de kosten en uren aangeven.

Klik vervolgens op opslaan.

Je ziet nu de taak in het lijstje verschijnen.

De workflow slaat automatisch op. En je kan het scherm sluiten als je klaar bent.

Nu je de workflow hebt aangemaakt koppel je deze makkelijk aan bestaande of toekomstige communicaties.

Wil je een workflow aan een bestaande communicatie koppelen? Dan klik je op de communicatie en kies je een workflow.

Doordat ik de workflow toevoeg aan een communicatie waarbij de rollen al zijn verdeeld, worden de taken automatisch aan de juiste persoon gekoppeld.

Let op: als je een workflow wijzigt. Krijg je de vraag of je ook de communicaties wil updaten.

Zo zorg je ervoor dat je takenlijstje altijd up to date is.

Je hebt nu nog meer informatie om de Contentkalender optimaal in te zetten voor jouw communicatieteam.

Heb je vragen of wil je meer weten? Vraag het ons dan op info@contentkalender.nl

Of info@decontentkalender.be

Is je vraag beantwoord?